Guía del registro horario obligatorio en España
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores. Esta guía resume, sin jerga, qué exige la ley, qué pasa si no se cumple y cómo cumplirla sin complicarse.
Qué dice la ley
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para obligar a las empresas a registrar día a día la jornada de cada persona trabajadora, incluyendo el horario concreto de inicio y de finalización. No basta con anotar las horas totales: hay que registrar cuándo empieza y cuándo acaba cada jornada.
- · Afecta a todas las empresas, del tamaño y sector que sean, también con teletrabajo.
- · Los registros se conservan 4 años.
- · Deben estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- · El sistema se organiza por negociación colectiva o acuerdo de empresa; si no lo hay, lo decide la empresa previa consulta a los representantes.
Qué pasa si no se cumple
No llevar el registro (o llevarlo mal) es una infracción grave en materia laboral (artículo 7.5 de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros. Y hay un efecto menos conocido y a veces más caro: sin registro fiable, en una reclamación de horas extraordinarias los tribunales tienden a dar por buena la jornada que alegue el trabajador. La carga de la prueba se vuelve contra la empresa.
Cómo cumplir bien (y sin burocracia)
Un buen sistema de registro debería garantizar tres cosas: que el fichaje se hace en el momento real (no rellenado a final de mes), que los datos no se pueden reescribir sin dejar rastro, y que los informes salen en un clic cuando los pide un trabajador o un inspector.
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Crear mi empresa gratisPreguntas frecuentes
¿Mi empresa está obligada al registro horario?
Sí, salvo excepciones muy contadas. La obligación alcanza a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño o sector, incluido el trabajo a distancia. Quedan fuera relaciones especiales como la alta dirección.
¿Vale una hoja de Excel o de papel?
La norma no impone un sistema concreto, así que en teoría sí. En la práctica, papel y Excel son fáciles de rellenar a posteriori y difíciles de defender ante una inspección: no dejan rastro de cuándo se anotó cada hora. Un sistema digital que guarda cada fichaje en el momento, con su hora real y sin poder reescribirse, es mucho más sólido.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros?
Cuatro años. Y deben quedar a disposición de los propios trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Qué multa hay por no llevar el registro?
Es una infracción grave (art. 7.5 LISOS): multas de 751 a 7.500 euros por empresa. Además, sin registro, en un juicio por horas extras se presume la jornada que alegue el trabajador.
¿Puedo obligar a fichar con geolocalización?
Se puede usar la ubicación en el momento del fichaje si se informa antes de forma expresa a los trabajadores y a sus representantes (RGPD y art. 90 LOPDGDD) y se respeta la proporcionalidad: capturar solo al fichar, nunca rastreo continuo.
Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento legal. Normativa citada: art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (redacción del RD-ley 8/2019), art. 7.5 del texto refundido de la LISOS, RGPD y art. 90 de la LOPDGDD. Ante dudas concretas, consulta con tu asesoría laboral.